project.communicate
Single Point of Information
Zentraler Zugriff, einfache Verteilung von Daten und transparente Kommunikation in Projekten.
Die Verschlagwortung von Dokumenten und Teilen sowie weitere nützliche Werkzeuge vereinfachen die Zusammenarbeit in Projektteams an verteilten Standorten.
Schneller und unkomplizierter Datenversand
Personalisierte Downloadlinks versenden
Anstatt Dokumente per E-Mail Anhang zu versenden, können mit project.dhs Downloadlinks versendet werden. Der Benutzer erhält eine schlanke E-Mail mit einem einfachen Link. Diesen klickt er an und der Download der Dokumente beginnt.
Jeder Empfänger erhält dabei einen für ihn persönlich kodierten Link. Nur mit diesem Link kann er die für ihn bestimmten Dokumente herunterladen. Gleichzeitig wird im System jeder Download der Daten protokolliert. Es kann immer festgestellt werden, wer welche Dokumente wann erhalten hat.
Verschlagwortung von Dokumenten / Teilen
Prozesse verfolgen, Wege dokumentieren
Mit der einfach nutzbaren Verschlagwortung bietet project.dhs die Möglichkeit, Prozesse zu Dokumenten und Teilen zu erfassen und nachvollziehbar zu machen.
Sie legen die Schlagworte selbst fest, diese können dann wie Stempel auf Dokumente / Teile gesetzt werden.
Ein Beispiel: Der Verteilweg eines Dokumentes soll dokumentiert werden. Dazu werden die einzelnen Wegpunkte des Dokuments als Schlagwort angelegt, z.B. 'FREIGABE TB', 'AN PRÜFER', 'FREIGABE PRÜFER', 'AN WERKSTATT', 'BAULEITUNG MONTAGE'.
Jeder Benutzer mit Zugriff auf die Verschlagwortung kann nun diese 'Stempel' beliebig auf Dokumente setzen. Beim Setzen kann noch ein Kommentar, wie z.B. ein Datum eingegeben werden.
Nach diesen Schlagworten kann im System zu jeder Zeit gesucht werden. Damit lassen sich z.B. einfach alle Dokumente finden, die noch nicht zum Prüfer gesendet wurden oder alle Dokumente, die bereits in der Fertigung sind.
Parallele Prozesse in Abteilungen
Verschiedene Schlagworte können in Gruppen (z.B. Abteilung) zusammengefasst werden. Jede Abteilung arbeitet mit ihrem eigenen Schlagwortsatz, der die hier wichtigen Prozessschritte dokumentiert.
Obwohl alle Abteilungen mit den gleichen Dokumenten arbeiten, kann die Sichtbarkeit der Schlagworte eingeschränkt werden. So bleiben sensible Prozesse (z.B. Abrechnung) der Projektleitung vorbehalten.
Nicht nur Prozesswege, auch die Zustände eines Dokumentes können erfasst werden, wie z.B. 'ABGERECHNET' oder 'VERSANDBEREIT'. Über die Filterung der Dokumente über diese Schlagworte können diese im 3D Model Viewer direkt am Modell dargestellt werden. Verschiedene Farben zeigen übersichtlich den Zustand aller Teile.
Besonders wichtige Zustände / Prozessschritte können mit der 'Ampelansicht' noch einfacher und übersichtlicher dargestellt werden.
E-Mail Kommunikation
Webbasiertes E-Mail im Projekt nutzen
Bringen Sie Transparenz in Ihre Projektkommunikation. Alle E-Mails ein Projekt betreffend können direkt im System erstellt und versendet werden. Empfängerlisten und Verteiler können zentral vorbereitet werden.
Jeder Benutzer mit entprechender Berechtigung hat Zugriff auf die Projektkommunikation, Informationen gehen nicht in unzugänglichen Postfächern einzelner Mitarbeiter verloren.
Dokumente aus der Datenbank können schnell als Anhang eingefügt, E-Mail Vorlagen einfach erstellt werden.
Eindeutige Vorgangsnummern
Geordnete und transparente Vorgänge
Ein weiteres nützliches Werkzeug im Projektalltag ist die Verwaltung von Vorgängen. Benutzer können hier einfach fortlaufende Nummern reservieren, für diverse Vorgänge (z.B. Fax oder Brief versenden) verwenden und abschließend die betroffenen Dokumente zu dem Vorgang hochladen.
Damit kann jede Art der Kommunikation fortlaufend dokumentiert werden. Die Nummer (Nummernbereich und Format konfigurierbar) dokumentiert jeden Vorgang eindeutig und transparent.
Dabei können mehrere Nummernbereiche verwaltet werden, z.B. einen für die Kommunikation mit dem Kunden und einen für den Pool von Zeichnungsnummern der zur Verfügung steht.
Änderungen, wichtige Dokumente und Projektnachrichten
Änderungen und wichtige Dokumente
Die Einstiegsseite in die Projektdatenbank bietet zusammengefasst die wichtigsten Informationen zum Projekt. Wichtige Dokumente können gezielt hier verlinkt werden, alle Veränderungen sind auf den ersten Blick sichtbar.
Aktuelle Projektnachrichten können wie an einem 'schwarzen Brett' ausgehängt werden, für alle oder nur bestimmte Benutzer sichtbar. Abweichende Entwicklungen im Projekt können schnell an alle Nutzer kommuniziert werden.
Zusätzlich können diese Nachrichten als Zustellung per E-Mail abonniert werden, Nutzer können ohne Aufwand stets auf dem Laufenden bleiben.
Diskussionsforen: Klärungspunkte im Team besprechen
Eine komplette Forumsfunktionalität ist ebenfalls in project.dhs integriert. Beliebig viele Foren zu Themenbereichen können erstellt und einfach genutzer und verwaltet werden.
Forumsbeiträge können beliebige Dateianhänge enthalten, diese werden in der Forumsansicht als Vorschau dargestellt.
Auch wenn Projektteams global verteilt zu unterschiedlichen Zeiten aktiv sind, lassen sich Besprechungspunkte im Forum diskutieren und klar dokumentieren.